許多專業工作者在事業擴張的過程中，會經歷一個「不確定怎麼帶人」的陣痛期。你原本擅長自己做，但當需要委派他人、建立制度時，反而感到力不從心。
你可能有過以下經驗：
- 交代的任務做完了，但從來沒有延伸思考
- SOP 明明寫得很詳細，卻沒人看
- 同樣的錯誤一再發生，你卻還得親自收尾
這些現象並不代表你不會管理，而是說明你正處於一個身分轉換期：從專業者走向管理者。管理，不只是交辦任務，更是制度與行為的設計。本文將帶你認識三個最常見的團隊管理問題，以及具體可行的解法。
只做交代的事，沒有主動性與責任感
不少一人老闆會遇到這樣的情況：任務雖然被完成了，但團隊成員從不主動提出想法，或優化執行方式。這是因為他們尚未從「執行者」的心態，轉變為「責任擁有者」。
這時，最重要的不是再寫更細的 SOP，而是建立「參與感」。組織心理學指出，當人們對一項制度有參與權與決策感時，他們會更願意投入並主動改進流程。
解法：
- 每週一次 1-on-1 Check-in，詢問：
- 「這週哪一個流程卡住了？」
- 「如果以後都由你負責這件事，會想怎麼做得更好？」
- 在交辦任務時，保留討論空間，而非單向交代
這樣的設計不只強化自主性，也幫助你建立一個「思考型」團隊，而非只會接指令的執行者。
總在糾錯補位，工作效率低落
另一種常見的困擾是：事情明明交辦了，卻總要你收尾；明明已經提醒過，還是一錯再錯。
多數錯誤不是來自人為懶惰，而是流程設計不良。行為經濟學指出，人的行為多半受到環境與預設選項影響。換句話說，錯誤如果容易發生，那就一定會發生。
解法：
- 將高風險流程設計成「不容易做錯」：
- 替客服話術做成範本按鈕
- 表單加上自動填寫與檢查機制
- 每月一次流程回顧，邀請執行者指出盲點或不合理處
- 以流程設計取代事後糾錯，避免無限補位循環
你的時間不應該都花在救火，而應該投入在讓火不會再發生的制度上。
「說一次就會」是理想，現實需要重複提醒
你可能經常感到挫折：事情講過了，團隊成員卻一再忘記。這不是他們故意，而是「記得」本來就不是一件自然會發生的事。
根據記憶心理學的研究，資訊如果沒有被反覆接觸與應用，數天內就會快速遺忘。這也是為什麼企業流程中需要週期性提醒與制度化記憶點。
解法：
- 把提醒設計成系統機制，而非老闆親自說：
- 每週例行會議花 5 分鐘回顧一條 SOP
- 在群組固定時間貼出當週提醒
- 將重點制度設計為小任務（完成打卡、對話回報）
- 使用團隊習慣的平台當作制度載體，例如：LINE、Notion 或 Google 表單，不硬切換工具
- 讓 SOP 不只是文件，而是「工作流程的內建指令」
制度不應該讓人「記住它」，而應該讓人「自然用它」。
結語：設計一套團隊願意使用的制度，比你多做十件事更重要
身為創業者或一人老闆，你不需要成為管理大師，但你需要具備制度設計與人際協作的能力。與其不斷糾正與補位，不如一步步設計出團隊願意使用、能夠執行的流程。
本文重點：
- 管理不是交辦任務，而是引導成員成為責任擁有者
- 錯誤反覆發生，代表流程需要重新設計，而不是單純責備
- 「記得」這件事需要制度支撐，重複提醒是必要流程
- 好制度的關鍵不在複雜，而在於「看得懂、做得到、願意照做」
